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灵活运用审计方法 揭露查处“潜伏”问题
时间:2013-10-31
灵活运用审计方法 揭露查处“潜伏”问题
滕州市审计局 王健
近年来,随着国家“审计风暴”的一次次掀起,我国各项审计工作不断深入,审计职能得到充分发挥,审计“免疫系统”功能持续加强,社会影响力也越来越大,在规范被审单位财务管理、促进增收节支、维护财经法纪、促进廉政建设以及维护社会经济持续健康稳定发展等方面发挥了积极的作用。但在当前各项法规制度不够健全,有法不依、执法不严问题仍然突出,挥霍浪费、请客送礼等不正之风仍旧盛行的社会大环境下,各类违规问题难以杜绝。如何全面准确的揭露查处以上问题,成为摆在审计人员面前的一道课题。笔者长期从事基层行政事业审计,下面谈谈日常工作中所积累的点滴经验和看法。
行政事业单位会计核算采用收付实现制,一般业务都比较单纯、直观,大多数收入来自于财政各类预算内外拨款。使用传统的审计思路,进行账表、账账、账证核对,着力于对账簿和凭证的审查,查实起来具有一定的难度,往往事倍功半。灵活运用多种审计方法,通过审前调查了解、内部控制测试等手段,发现差异和疑点,恰当利用观察、分析性复核、调查等方法取得言词证据、环境证据,提高审计人员职业判断的准确性,在细小之处寻找蛛丝马迹,发现线索,是揭示问题实质的关键,是查明事实真相、实现审计目标的最有效途径。
一、重视审计调查,细致观察,通过环境证据发现问题
《中华人民共和国国家审计准则》(审计署令第8号)第五十七条:“审计组应当调查了解被审计单位及其相关情况,评估被审计单位存在重要问题的可能性,确定审计应对措施,编制审计实施方案”。全面详细的审计调查是能否顺利实施审计、做好审计工作的基础和前提,同时对我们掌握被审单位情况,确定审计重点、发现审计线索也起着至关重要的作用。通过对环境证据的观察和分析,取得有效的审计证据,抓住线索取得突破,继而揭露违规问题。
2009年对某校进行财务收支审计,在审前调查时我们对该校内外环境进行了观察。该校是一所农村小学,规模不大,地处城市郊区,紧靠公路。校内建有教师宿舍,沿街建有几间平房已被出租用作厂房。进点后,审计人员首先对收支情况进行了初步审查,学校公用经费基本来源于财政拨款,账面反映有少量房租收入,公用支出额度较小,基本合规,对报表的分析,各项比率均无异常现象,吃喝招待及发放福利也几乎没有。
然而,凭着多年的审计经验,审计人员认为,在目前的社会环境下,发放福利,吃喝招待已逐步发展成为共性问题,难道他们是一片净土?该校多年没有接受审计和其他检查,管理竟如此严格?我们对该校报表和账簿的真实性产生了疑问。根据审计调查了解和观察到的情况,审计人员发现了一个疑点:账面怎么没有反映该校的教职工宿舍和出租厂房水电费的收取情况?按照常理分析,即使教职工宿舍水电费由单位作为一项福利统一负担的话,出租厂房的水电费难道也由学校负担?但看着账面微薄的房租收入,似乎可能性不大。
审计人员决定首先展开外围调查,寻找突破口。在财务人员毫无准备的情况下,邀请几位管理人员分别座谈,一位从事总务工作的同志介绍了他们严格管理、节约开支的情况:近年来,租赁户和教职工水电费实行分户管理,分户核算,明确专人按期收费,做到了应收尽收,租金也没有拖欠现象。总务人员的话更加验证了审计人员的判断,水电费收入有猫腻!于是,马上询问财务人员,他的解释是:租赁用户分户设表,各自缴纳,与学校无关,职工宿舍用水用电从不收钱。两个人说法不同,究竟该相信谁呢?审计人员分析认为,因为两人管理的事项不同,关心的重点不同,对同一事件的理解不同,总务人员不了解会计人员是怎样处理账务的,从常理上推断,总务人员的话应当可信。审计人员当场对财务人员进行了反驳:租赁户是否分户设表单独缴纳水电费可以去自来水公司和供电局进行审计调查;教职工宿舍是否缴纳水电费直接找教职工座谈取证!面对审计人员的质询,财务人员开始支支吾吾,难以自圆其说。
面对这种情况,我们当即要求会计将办公室内橱柜及办公桌抽屉全部打开,盘点库存现金,并仔细检查相关资料,在一个不起眼的笔记本上,会计人员清晰地记录了水电费收支详细情况,在事实面前,会计人员不得不交出了“小金库”的全部资料。两年多以来,该校收取教职工及租赁户水电费5.4万余元不入账,全部用于吃喝招待等支出。
二、了解内部控制,灵活调查,通过言词证据发现问题
内部控制是一个单位为了保护其经济资源的安全、完整,确保经济和会计信息的正确可靠,协调经济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制约,相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化,系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制在一个单位的财务管理中有着十分重要的作用,即使是违规问题的收支,也要经过内部控制的制约,比如某单位设置了“小金库”,从小金库的收款、记录到支出、经办、批准等,都会由不同的人员来完成,从而也会有自己的控制过程和规定。了解被审单位的内部控制程序、掌握不同人员的职责分工,有助于我们快速准确的发现审计疑点,查找审计线索。比如上例中即运用了后勤管理人员与财务人员的分工不同,对同一事件的关注点不同,从对同一事情的描述中发现差异和疑点而暴露问题的。
2010年对某医院进行任期经济责任审计过程中,审计人员首先了解了该单位的内部控制规定及有关人员分工情况。该单位由于搬迁新建院址一处,因此基建工程较多,审计人员重点与分管基建的后勤人员吴某进行了座谈。吴某交谈中表示,其在新院建设过程中可谓尽职尽责,所有的基建工程甚至一花一草都由本人经手,对基建支出掌握的一清二楚,对答如流。就在审计人员翻阅原始凭证时,偶然发现几张回填土的白条,单据上除领款人外,仅有院长和会计签字,审计人员产生疑问:为什么基建支出没有分管基建人员签字?院长和会计又怎么会单单去负责回填土的事情?这明显不符合常理。带着疑问,审计人员再次找到了吴某,对医院有关回填土的情况进行了详细询问,吴某斩钉截铁的回答:医院从没有回填过土,仅仅在种花的时候往花池里运了点新土,而数量与审计人员发现的差距极大。审计人员制作了笔录后,对经办人会计李某进行了询问,在审计人员入情入理的分析和言词证据面前,李某承认:虚列回填土支出套取现金7万余元用于单位中秋、春节走访等支出。
三、分析原始凭证,仔细复核,通过书面证据发现问题
在对某局进行预算执行审计时,审计人员在查看支出明细账过程中发现交通费明显异常,支出过大,单位10辆公务用车年费用达70万元,车均年支出近7万元。我们对其进行了详细分类,经汇总后发现仅集中加油就高达50万元。虽然该单位各类业务较频繁,但燃油费用也不至于高的难以想象,审计人员决定将所有燃油支出作为重点对象进行审查。经对原始单据比较、分析后,审计人员发现端倪,该单位实行定点加油制度,除多数燃油单据为加油卡定点充值的机打发票外,存在近二十万元的不同加油站的手写发票,且存在较明显的套开痕迹。所有的手写发票支出中,经手人非单位分管车辆加油人员(经审前调查了解),并且转账支票均由李某某领走,这更印证了审计人员的怀疑:燃油支出中大有文章。
与此同时,在对其他原始凭证审查过程中,审计人员在部分印刷费支出、设备维修费支出的转账支票经手人上发现了一个熟悉的名字:李某某。李某某何许人也?为什么经手拿走不同企业的支票?经核对单位工资发放表,审计人员排除了是单位内部经手人员的可能。那么最大的可能就是:以上支出都是虚开假发票,套取资金转入账外使用。经对有关人员进行调查取证,审计落实了套取资金30余万元用于公款消费、节日走访等违规支出问题。
对某事业单位审计时,审计人员通过对比工资发放表与补助、奖金发放清单,寻找其中的差异,审计查出虚报人员工资套取财政资金问题。
四、深入审计现场,认真核对,通过实物证据发现问题
账实相符是会计核算、财务管理的基本要求,审计人员日常工作中不光要审查形成固定资产的实物和存货是否与账面相符,还要关注直接列支的各类实物支出是否与实际相符,以查明是否存在虚假支出、套取现金等问题。深入现场进行认真核对是直接发现问题的最有效方法。
2008年,审计人员对校舍维修改造资金进行专项审计,在延伸至某小学时,审计人员在维修费支出中发现了两张可疑的发票。2007年某日,学校向某商店购买木料、灰瓦等建筑物料,商店同时开出两张发票,而发票号码相隔十几位数字,这种现象是不合常理的,存在很大疑点。其中一张发票记载,购买木料1100多根,每根50元。在对施工现场观察中,审计人员与该校人员一起对实际使用数量进行了盘点,发现每口教室用木料33根, 22口教室共计使用木料700多根,这多出的近400根木料都到哪里去了?对于审计人员的提问,会计人员大汗淋漓,交代出套取现金用于违规支出问题。
在对某局进行财务收支审计过程中,审计人员发现2张电脑设备维修发票存在较大疑点,发票详单上记载:更换声卡5个、更换CPU风扇9个、主机电源10个等。凭借审计人员对计算机知识的了解和掌握,结合该局实际情况分析:该局总共不到30台电脑,何以一次性维修更换如此多的配件?声卡一般都是集成在主板中的(专业用途电脑除外),该局更换的5个声卡往何处安装?更换配件的价格与市场价格为何如此悬殊?带着疑问,审计人员首先接触了经办人,该人员辩解:单位的电脑都是几年前购买的了,所以经常出故障,配置也很低,所以此次维修升级较多。审计人员当即要求其指明都是哪些电脑进行了维修,我们要进行实物检查。经办人带着侥幸心理企图蒙混过关,带领审计人员随便查看了几台电脑。面对实物,审计人员质询:更换的声卡安装到哪里了?经办人此时张口结舌,无言以对,最终承认了虚报支出2万余元的事实。
从以上案例中我们体会到,行政事业单位的违规问题隐蔽性较强,形式多样,小支出中往往隐藏着大问题。对该类单位的审计不能被表面现象所迷惑,审计人员要具有敏锐的职业判断能力和综合分析能力,要灵活运用多种审计方法和技巧,善于寻找切入点和突破口,发现疑点穷追到底,才能洞察秋毫,查明真相。
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