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高等院校建设项目跟踪审计初探
时间:2013-04-19
随着高等教育事业的快速发展,目前各高等院校的基建投资规模越来越大,学校对基建工程审计的要求和期望也越来越高,因此对建设项目审计的方式应当有新的思考和探索,以适应形势发展的要求。建设项目跟踪审计是近年来新出现的一种审计方式,它是随着建设项目的实施进度,由审计部门对其投资、造价、管理等事项进行同步审计的方式。我校从2003年起开始试行对两栋学生公寓建设项目实行跟踪审计,采取了内部审计与外聘中介机构相结合的联合审计方式,取得了良好的审计效果。
一、找准审计定位,确定审计重点
建设项目跟踪审计是对工程项目的实施进行全过程的审计监督,而一个建设项目从立项到竣工结算需要一个较长的建设周期,涉及到各个专业和诸多领域。面对这么长的审计周期和复杂的审计对象,合理界定审计职能,把握好审计的定位和尺度,这是做好建设项目跟踪审计的前提,也是明确审计责任,提高审计效率,防范审计风险的必要措施。
在制定跟踪审计方案时,我们总结了以往结算审计的经验教训,并根据审计自身的职能、相关法规规定及工程建设的实际情况,把审计职责做了合理的定位,概括起来为三个方面:一是规范各方主体的管理和实施行为,二是合理控制工程造价,三是提高建设资金的使用效益,其中合理控制工程造价是跟踪审计的核心内容。在具体执行过程中,我们强调发挥审计的两个职能:一是监督纠正职能,即通过全过程的参与和监督,及时发现和纠正工程实施过程中的违规行为;二是评价确认职能,即通过对变更洽商签证及材料设备采购等事项的审核,评价其是否合理,并最终确认造价。
与审计职责相适应,建设项目跟踪审计的重点是与工程造价相关的事项:
(1)工程施工合同的审核;
(2)隐蔽工程的现场查看和验收;
(3)主要材料及大型设备采购价格的审核与确认;
(4)工程变更、洽商签证的审核与确认;
(5)工程进度款支付的审核;
(6)工程索赔费用的审核;
(7)其他与工程造价相关的事项。
二、协调各方关系,明确各自责任
实行跟踪审计后,参与建设项目的单位也随之增加,不仅包括学校基建主管部门、监理单位、设计单位、施工单位,还包括学校内部审计部门以及审计部门聘请的社会中介机构。这么多的单位参与工程建设,如何做好协调和分工,明确各自的责任和权限,对于保证建设项目按期完成及跟踪审计的顺利实施具有十分重要的意义。
在实施审计前,我们本着既参与监督又不能越位的原则,根据有关规定并结合相关单位的职能,以学校文件的形式明确了各个单位在建设项目中的职责;在具体实施过程中,对于出现的实际情况和新的问题,又多次召开各方参加的协调会,以会议纪要的形式进一步完善各自的职责分工。
1、学校审计部门的职责
包括:委托社会审计机构,授予社会审计机构相应权限,组织协调整个审计过程;审定跟踪审计的实施方案,确定审计的方式和内容;牵头召开各方参加的协调会,解决审计过程中遇到的重大问题;确定最终的工程造价;评价受托社会审计机构的工作质量,监督各方面的行为。
在上述职责中,审计部门拥有对跟踪审计的主导权和工程造价的最终决定权,这是保证跟踪审计顺利实施,确保审计监督职能充分发挥的关键。
2、学校基建部门的职责
包括:组织和管理整个建设过程;组织设备材料的招投标工作;向审计部门提供相关资料、文件;负责与建设项目相关的其他事项;根据审计确认的金额签订有关文件等。在跟踪审计过程中,除了工程造价的相关事项外,基建部门的其他常规职责不受影响。
3、监理部门的职责
除了对施工质量、技术、工期等进行控制外,还要对工程造价进行初步审核。实行跟踪审计强化了监理部门对工程造价审核的意识,促使其更好地履行监理职责。
4、社会审计机构的职责
对施工合同及分包合同的条款进行审查,提出修改意见;检查隐蔽工程的施工情况,参与工程验收,并做必要的记录;参与甲方供给材料和设备的采购,审核材料和设备的价格和性能,确保其合理、经济;对工程洽商变更提出建议,并审核确认变更费用;审查和确认工程进度款,保证其支付合理、合规;对施工方提出的索赔费用进行审核,确定其是否有效,合理;对竣工结算资料进行审查,确定合理的工程造价。
社会审计机构的上述职责可以概括为两项,一是评估建议权,即对与工程造价相关的事项进行评价,提出意见和建议;二是审核确认权,即对相关工程造价进行审核和确认。应当强调的是,社会审计组织履行职责应当在学校内部审计部门的全程监督下进行,它对工程造价的确认应事先得到学校内审部门的认可,这样既有利于保障跟踪审计的质量和效果,又能防止社会审计组织出现不谨慎不恰当的行为。
三、设定工作程序,保证相互衔接
建设项目是一个复杂的系统工程,它有明确的技术标准和时间要求,需要各参与主体相互支持和配合,各道程序相互衔接,这样才能确保整个建设项目的顺利推进。因此在跟踪审计前学校审计部门必须将相关程序予以设定和明确,以使各参与主体有章可循。
1、审核确认方面的程序
它主要包括工程洽商、变更,工程进度款支付等环节。对于工程洽商、变更的审核确认,其基本程序为:基建部门、施工单位、监理单位提出变更和洽商的要求,经与审计协商后执行;施工单位提交有关变更费用的书面资料,并附分析计算书;监理部门对施工单位提交的费用变更资料进行初步审核,提交书面报告;社会审计组织对监理的初核报告进行再次审核,提出审核意见;社会审计组织提出的审核意见经学校审计部门认可后,交给基建部门;基建部门根据审计意见与施工方签定正式的洽商变更单,作为结算依据。
工程进度款的审核程序与洽商变更的程序相似,即先由施工单位提交当月的工程量统计资料和月度工程款支付申请,监理部门初步审核,审计部门最终审核,基建部门根据审核结果支付工程进度款。
2、评价建议方面的程序
主要涉及材料设备采购,合同及分包的审查,工程索赔等事项的审查。对于材料设备采购,其基本程序是:不管是甲方还是乙方负责的采购,均应提前向审计方提供产品名称、规格、性能指标、暂估价格等资料;审计方(包括内审、外审)对上述资料进行审阅,参与材料设备的考察;社会审计组织经考察和市场询价后提出该种材料设备的指导价和相关意见;基建部门或施工单位参照审计意见,按不高于指导价的价格确定所购材料设备。
索赔、合同等事项的审核程序与材料设备采购类似,即施工单位或基建等部门提供相关资料,审计机构进行审核,提出意见或建议,再由基建部门参照审计意见进行处理。
上述程序的设定既使得审计部门在与工程造价相关的每个环节都能发挥作用,有效地防止工程造价的高估冒算,确保工程造价的合理,同时又使得各参与主体的职责得以正常发挥,提高其责任意识,保证整个工程协调有序地进行下去。
四、明确工作时限,确保工期要求
基建工程项目都有明确的工期要求,对于高等院校内的某些工程,如学生宿舍楼、教学楼等,为了能提早投入使用,校方对工期的要求可能更紧张,因此,不影响工期也是跟踪审计应当考虑的问题。学校内审部门应当事先做好与各方的协调,明确各方的工作时限要求。在审计时我们提出了“提前规划、充分准备、及时报送、限期完成”以及“一事一议、一议一结”的工作原则,既未影响工期,又实现了审计目的。如对于工程洽商变更,我们要求对于可预见的变更,相关单位应提前3天报送相关资料,紧急变更应及时通知驻工地的审计人员;涉及到变更费用的,要求施工单位在变更洽商施行后7天内向监理报送相关资料,监理在接到资料后7天内审计部门(含社会审计组织)提交初审报告,审计部门对初审情况进行再次审计,7天内提出审计结论。这种工作时限的规定,既有利于提高各部门的工作效率,又能防止因工作延误而造成的影响工期。
总之,由于我们的审计定位适当,协调有力,我校开展的两个建设工程跟踪审计得以圆满完成,并取得了良好地成效。工程跟踪审计不仅为学校节约了大量的建设资金,提高了资金使用效益,而且规范了各方的行为,强化了工程管理水平,更重要的是实现了审计职能由单纯的事后监督向事前事中控制的转变,这对于高等院校内部审计职能和作用的充分发挥具有积极的意义。
 
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